Protegemos seus dados com transparência e responsabilidade
Esta política descreve como a Orbit CRM coleta, utiliza, armazena e protege informações pessoais e corporativas ao fornecer nossos produtos e serviços digitais.
Última atualização: setembro de 2026Definições
Para manter este documento claro e direto, utilizamos alguns termos técnicos definidos pela LGPD. Abaixo descrevemos como interpretá-los sempre que aparecerem nesta Política.
- Operador: pessoa física ou jurídica que realiza o tratamento de dados pessoais em nome de um controlador. A Orbit CRM atua como operadora sempre que processa dados conforme instruções de seus clientes.
- Controlador: pessoa física ou jurídica responsável pelas decisões sobre o tratamento de dados pessoais. Nossos clientes exercem essa função quando utilizam a plataforma.
- Dados pessoais: qualquer informação que identifique ou possa identificar uma pessoa natural, seja de forma direta ou indireta.
- Finalidade: motivo específico que justifica cada operação de tratamento de dados, sempre alinhada aos serviços contratados e às obrigações legais.
- Usuários: pessoas maiores de 18 anos ou devidamente representadas/assistidas que acessam a plataforma Orbit CRM, sejam colaboradores dos nossos clientes ou representantes autorizados.
1. Informações que coletamos
Nossos clientes (controladores) definem quais dados serão inseridos na Orbit CRM e com quais objetivos. A plataforma processa essas informações como operadora, seguindo apenas as instruções contratuais e limites definidos pela LGPD. Assim, a quantidade e a natureza dos dados podem variar de acordo com o uso feito por cada organização.
Para garantir transparência, agrupamos abaixo as principais categorias de dados tratados e os contextos em que aparecem no ecossistema Orbit CRM.
| Tipo de dado | Exemplos | Como utilizamos |
|---|---|---|
| Dados de contato | Nome, e-mail corporativo, telefone, cargo | Facilitar comunicação comercial, suporte e onboarding quando você solicita contato com nosso time ou inicia testes/pedidos de demonstração. |
| Comunicações e newsletter | Nome e e-mail cadastrados em landing pages ou formulários específicos | Enviar conteúdos, boletins, convites para eventos e atualizações de produto, sempre com opção de descadastro e base legal de consentimento ou legítimo interesse. |
| Dados cadastrais de usuários | Nome completo, foto, e-mail interno, times, permissões | Viabilizar autenticação, definição de perfis de acesso, personalização de dashboards e histórico de atividades dentro da plataforma. |
| Dados de contatos importados | Nome, telefone, e-mail, empresa, histórico de interações, notas, campos personalizados | Permitir que as equipes dos clientes gerenciem funis comerciais, relacionamento com contatos e fluxos de atendimento conforme seus próprios critérios. |
| Dados de dispositivo | Modelo do aparelho, sistema operacional, navegador, fuso horário | Ajustar performance, resolver incidentes técnicos e oferecer experiência consistente em diferentes ambientes de acesso. |
| Registros de navegação | Logs de acesso, eventos de clique, trilhas de auditoria, endereço IP e dados de navegador coletados em formulários públicos | Monitorar integrações, cumprir requisitos de segurança, gerar trilhas de auditoria, detectar spam em formulários e apoiar suporte em investigações pontuais. |
| Dados transacionais e fiscais | Razão social, CNPJ/CPF, endereço, dados de cobrança | Emitir notas fiscais, processar pagamentos e executar obrigações contratuais ou legais ligadas ao fornecimento dos nossos serviços. |
| Dados de parceiros comerciais | Dados bancários (banco, agência, conta, dígito), nome e documento do titular da conta, perfil comercial | Processar pagamentos de comissões do programa de parceiros, conforme termos aceitos pelo participante. |
| Identificadores técnicos | Endereço IP, identificadores de sessão, tokens de autenticação | Registrar aceite de termos, reforçar mecanismos antifraude, aplicar controles de segurança e atender pedidos de auditoria. |
| Cookies e tecnologias similares | Cookies essenciais, analytics, preferências de idioma | Manter sessões ativas, lembrar preferências e analisar uso agregado. Os cookies opcionais podem ser gerenciados nas configurações do navegador. |
| Integrações e APIs externas | WhatsApp Business, Instagram, e-mail, gateways de voz, ferramentas de BI | Sincronizar mensagens, agendas, automações e dados operacionais autorizados pelo cliente com parceiros homologados. |
| Informações de terceiros | Dados públicos, enriquecimento comercial, retornos de provedores | Complementar cadastros e validar informações sempre em conformidade com as bases legais aplicáveis e contratos em vigor. |
Informações provenientes de outras fontes
Podemos complementar os dados fornecidos diretamente pelos usuários com informações recebidas de terceiros confiáveis, como bureaus de crédito, parceiros de enriquecimento de dados, fontes públicas ou redes sociais corporativas. Esse processo ocorre apenas quando existe base legal e finalidade legítima prevista no contrato com o controlador.
Caso você opte por autenticar-se usando contas externas (por exemplo, Google ou Microsoft), receberemos os dados liberados por esses provedores segundo o fluxo de autorização apresentado por eles. Você pode revisar e revogar esses acessos diretamente no painel do serviço conectado a qualquer momento.
2. Dados pessoais de menores
A Orbit CRM não direciona seus serviços a menores de 18 anos e não coleta conscientemente dados dessa faixa etária. Se você for responsável por um menor e perceber que informações dele foram inseridas na plataforma sem autorização, entre em contato pelo e-mail [email protected] para que possamos avaliar e adotar as medidas cabíveis.
3. Finalidades do tratamento
Utilizamos os dados coletados para:
- Prestar, manter e aprimorar nossos produtos e experiências digitais.
- Configurar integrações, fluxos automatizados e recursos de inteligência artificial.
- Suportar equipes comerciais com análises, dashboards e relatórios de performance.
- Enviar comunicações transacionais, notificações sobre mudanças de serviço e alertas de segurança.
- Cumprir obrigações legais, fiscais, regulatórias e auditorias de segurança.
4. Base legal e consentimento
Tratamos dados pessoais com base nas hipóteses previstas na LGPD, incluindo consentimento, execução de contrato, legítimo interesse e cumprimento de obrigações legais. Sempre que necessário, solicitamos o consentimento explícito e oferecemos mecanismos transparentes para revogação.
5. Inteligência artificial e automação
A Orbit CRM disponibiliza recursos de inteligência artificial, incluindo agentes conversacionais e assistentes automatizados, que podem processar mensagens de texto, mensagens de voz (transcrição automática de áudio), imagens (análise visual), dados de contatos e informações de negócio inseridas na plataforma. Esses recursos utilizam modelos de linguagem e visão computacional fornecidos por terceiros (como OpenAI) para gerar respostas, sugestões, transcrições e análises.
O conteúdo processado por provedores de IA — incluindo texto, áudio e imagens das conversas — é transmitido de forma criptografada e utilizado exclusivamente para gerar a resposta solicitada. A Orbit seleciona parceiros que oferecem políticas de não retenção de dados de entrada para treinamento de modelos, conforme contratos vigentes. Ainda assim, recomendamos que dados sensíveis (como informações financeiras ou de saúde) não sejam compartilhados diretamente com agentes automatizados.
O agente de IA pode, a critério do Cliente, executar chamadas a APIs externas configuradas pela própria organização ("API Tools"), enviando dados da conversa ou do contato para sistemas de terceiros definidos pelo controlador. A Orbit não se responsabiliza pelo tratamento de dados realizado por essas APIs externas, cabendo ao Cliente garantir que os destinatários observem a legislação aplicável.
As interações com o agente de IA que não forem respondidas adequadamente poderão ser registradas internamente como lacunas de conhecimento, permitindo que o Cliente revise e aprimore a base de conhecimento do seu agente.
O Cliente, enquanto controlador, é responsável por informar seus contatos e titulares sobre o uso de inteligência artificial nas interações realizadas pela plataforma. As bases legais aplicáveis seguem as mesmas hipóteses previstas na seção 4 desta política.
6. Compartilhamento de informações
Compartilhamos dados apenas com parceiros essenciais para disponibilizar o serviço, como provedores de infraestrutura, gateways de comunicação e plataformas de suporte. Todos os terceiros seguem padrões de segurança, confidencialidade e conformidade com a LGPD e com o GDPR quando aplicável.
| Categorias de destinatários | Motivo do compartilhamento |
|---|---|
| Prestadores de serviços especializados | Hospedagem em nuvem, monitoramento, suporte técnico, processamento de pagamentos e atendimento multicanal. O acesso é limitado ao necessário para execução contratada e supervisionado por acordos de confidencialidade. |
| Parceiros de integrações e APIs | Sincronização com ferramentas que você escolhe conectar (por exemplo, provedores de mensagens, agenda ou analytics). O fluxo de dados depende das autorizações concedidas pelo próprio cliente. |
| Autoridades e órgãos reguladores | Atender determinações legais, cumprir decisões judiciais ou colaborar com investigações legítimas, sempre avaliando a compatibilidade com direitos e liberdades dos titulares. |
| Operações societárias e investidores | Em casos de fusão, aquisição, reestruturação ou investimentos, os dados podem ser transferidos sob cláusulas que assegurem continuidade de proteção e aviso adequado aos controladores. |
| Defesa de direitos e segurança | Compartilhar informações quando necessário para proteger a Orbit CRM, nossos clientes ou usuários em situações de fraude, incidentes de segurança ou disputas contratuais. |
| Consentimento expresso do cliente | Envio de dados para terceiros indicados diretamente pelo controlador ou pelo titular, respeitando a finalidade comunicada no momento da autorização. |
| Provedores de inteligência artificial | Processamento de mensagens por modelos de linguagem para recursos de agente conversacional, sugestões automatizadas e análises. Os dados são transmitidos de forma criptografada e não são utilizados para treinamento dos modelos, conforme acordos contratuais vigentes. |
| Provedores de comunicação (SMS) | Número de telefone dos destinatários é compartilhado com provedores de SMS contratados para viabilizar envio de mensagens, notificações e campanhas autorizadas pelo Cliente. |
| Provedores de armazenamento e CDN | Mídias recebidas nas conversas (fotos, vídeos, áudios, documentos) são armazenadas em infraestrutura de nuvem com controles de acesso e criptografia, para garantir disponibilidade e performance na entrega dos conteúdos. |
| Informações agregadas ou anonimizadas | Estatísticas de uso e indicadores que não identificam indivíduos podem ser utilizadas para análises internas, materiais de mercado ou melhoria contínua da plataforma. |
7. Segurança e retenção
Adotamos práticas de segurança de nível corporativo, incluindo criptografia em repouso e em trânsito, controles de acesso, monitoramento contínuo e backup redundante. Os dados são armazenados pelo período necessário para cumprir as finalidades desta política ou conforme exigido por lei. Após o término do relacionamento contratual, aplicamos processos seguros de anonimização ou exclusão.
8. Quais são os seus direitos
Em conformidade com a LGPD, você pode exercer os direitos abaixo a qualquer momento. Sempre que recebermos uma solicitação legítima, responderemos no prazo de até 15 (quinze) dias, conforme previsto no art. 19, II da LGPD, e informaremos sobre o andamento.
- Confirmação e acesso: solicitar confirmação de que realizamos tratamento de seus dados pessoais e receber uma cópia das informações mantidas pela Orbit CRM.
- Correção: pedir atualização ou ajuste de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
- Anonimização, bloqueio ou eliminação: requerer a anonimização, o bloqueio ou a exclusão de informações tratadas de forma desnecessária, excessiva ou em desconformidade com a legislação aplicável.
- Informação sobre compartilhamento: saber com quais entidades públicas ou privadas compartilhamos seus dados e para quais finalidades.
- Portabilidade: solicitar o envio estruturado de seus dados a outro fornecedor de serviços, respeitando segredos comerciais e tecnológicas.
- Revogação de consentimento: retirar consentimentos previamente concedidos sem comprometer tratamentos já realizados sob base legal válida.
- Oposição: contestar tratamentos baseados em legítimo interesse, apresentando fundamentos relacionados à sua situação particular.
- Eliminação: requerer a exclusão de dados tratados com base em consentimento, quando cabível.
- Revisão de decisões automatizadas: solicitar revisão de decisões tomadas exclusivamente por meios automatizados que afetem seus interesses.
- Petição à ANPD: apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados sobre o uso de suas informações pela Orbit CRM.
Para exercer qualquer um desses direitos, envie uma solicitação para [email protected]. Também é possível consultar orientações no portal da ANPD.
9. Transferência internacional
Quando houver transferência internacional de dados, garantimos que os provedores adotem salvaguardas adequadas, como cláusulas contratuais padrão, certificações reconhecidas e monitoramento contínuo de conformidade.
10. Cookies, analytics e publicidade
Utilizamos cookies e identificadores semelhantes para autenticação, preferência de idioma, análise de uso e melhoria de funcionalidades. Também podemos habilitar serviços de analytics e publicidade de terceiros para avaliar o desempenho da plataforma, medir conversões e apresentar comunicações relevantes. Esses parceiros coletam informações como endereço IP, navegador, páginas visitadas, tempo de permanência e links acessados.
A Orbit CRM faz uso do Google Analytics e de outras ferramentas sujeitas às políticas dos respectivos provedores. Você pode consultar mais detalhes em policies.google.com/technologies/partner-sites. Caso opte por desativar publicidade comportamental, ainda poderá visualizar anúncios, mas sem personalização.
A plataforma também permite que o Cliente configure integrações de rastreamento, como a Meta Conversions API (Facebook Pixel server-side) e GTM Server-Side, para mensuração de campanhas publicitárias. Quando habilitadas pelo Cliente, dados de contato — como e-mail e telefone — podem ser transmitidos de forma hasheada (SHA-256) para os respectivos provedores de publicidade. A ativação e o escopo dessas integrações são de responsabilidade do Cliente enquanto controlador.
É possível ajustar preferências de cookies diretamente no navegador ou por meio de extensões de terceiros. Lembre-se de que desativar determinados cookies pode limitar algumas funcionalidades da plataforma.
11. Armazenamento e descarte
Os dados sob responsabilidade da Orbit CRM ficam armazenados em infraestrutura de nuvem com controles de segurança, redundância e monitoramento contínuo. Cada cliente possui acesso apenas às informações vinculadas à sua conta, respeitando perfis e permissões configuradas.
Mantemos os dados pelo tempo necessário para cumprir finalidades contratuais, legais e regulatórias, ou para resguardar direitos, como defesa em processos. Após o término da relação ou mediante instrução do controlador, aplicamos procedimentos de descarte seguro ou anonimização irreversível, observando os prazos previstos na LGPD.
12. Segurança no tratamento
Adotamos controles técnicos e administrativos para reduzir riscos de acesso indevido, destruição ou divulgação não autorizada. O acesso a dados sensíveis é restrito a colaboradores e parceiros que realmente precisam dessas informações para execução de suas atividades, todos sujeitos a obrigações de sigilo.
Apesar dos esforços contínuos, nenhum ambiente é totalmente imune a incidentes. Recomendamos que você mantenha boas práticas de segurança (como uso de senhas fortes, autenticação em dois fatores e monitoramento de acessos). Se identificar qualquer suspeita envolvendo seus dados, comunique imediatamente o time da Orbit CRM.
13. Atualizações desta política
Revisamos esta política periodicamente para refletir mudanças legais, tecnológicas ou de processos internos. Quando alterações relevantes ocorrerem, notificaremos os usuários pelos canais acordados e atualizaremos a data de revisão.
14. Contato do encarregado (DPO)
Nos termos do art. 41 da LGPD, a Orbit CRM designa como encarregado pelo tratamento de dados pessoais (DPO) a equipe de privacidade da Orbit CRM, que pode ser contatada pelos canais abaixo:
- E-mail: [email protected]
- Horário de atendimento: dias úteis, das 9h às 18h (GMT-3)